Una de las cuestiones más complejas para los autores en el proceso editorial de un manuscrito es decidir cuándo y porqué escribir a los editores de una revista.

Primeramente debemos tener en cuenta que muchos editores (y el personal de la publicación como editores adjuntos, coordinadores de monográfico, miembros del Consejo Científico, personal técnico, etc.) comparten muchas veces la actividad de la revista con sus obligaciones docentes, administrativas, de gestión e investigadoras; es decir, no suelen ser personas dedicadas a esta actividad a tiempo completo y dedicación exclusiva.

Entendido esto, debemos tomar en consideración que la correspondencia con editores es un recurso EXTRAORDINARIO. Algunos aspectos clave para que la correspondencia con los editores sea efectiva y cordial, serían los siguientes:

1. Asegúrate que lo que vas a preguntar no está contestado en la página web de la publicación: La mayoría de los correos electrónicos que se reciben por parte de los autores que no han enviado aún los manuscritos suelen ser sobre la temática y el alcance de la publicación, incluso enviando como anexo al correo el borrador del manuscrito para que el editor le diga previamente si “entra” en las líneas de la revista. Rara vez se obtendrá una respuesta en estos casos, pues las revistas deben garantizar que la revisión sea transparente y objetiva, principios que se podrían ver comprometidos si un editor de un “visto bueno” provisional. La mejor forma de saber si un manuscrito está acorde con la temática y el alcance de la publicación es leyendo la sección “Acerca de” en la revista y más importante aún, accediendo a sus publicaciones. En la Revista Comunicar la línea temática está claramente identificada en esta sección ad hoc.
2. El mensaje debe ser corto, conciso y directo: Si existiese alguna duda que no conteste la página web de la publicación, o bien resulta necesario contactar al editor por un aspecto puntual (exceso de tiempo de revisión, incidencias con el manuscrito, entre otras); siempre se agradecerá un mensaje claro y directo. Veamos el siguiente ejemplo:

Estimado editor.

Un cordial saludo. Mi nombre es Frank Torres, autor del manuscrito “Identidades en Instagram: Narrativas contemporáneas en los estudiantes de periodismo”, identificado con el Código 05567 y enviado en fecha 30/10/2017. Habiendo pasado más de 3 meses sin respuesta sobre el proceso de evaluación y verificando que en la intranet aparece aún “en espera de asignación”, quisiera preguntarle ¿existe alguna incidencia con el mismo?

Agradecido de antemano por su respuesta.

3. Espera un tiempo prudencial por la respuesta: Como ya hemos señalado, los editores suelen compartir esta actividad con otras que también requieren mucha atención. En este sentido, un lapso de una semana -hábil/laboral- es un período suficiente para tener una respuesta. Sin embargo, ten en cuenta los festivos y las épocas estivales del país de residencia del editor. 

4. En caso de co-autorías, verifica con el autor para la correspondencia (APC): Otro de los problemas que se presentan a menudo en el caso de coautorías es que la revista ha mantenido informado sobre el proceso de evaluación al autor que se ha declarado como APC (Corresponding Author) y este no ha compartido la información con sus compañeros. De esta manera, siempre se aconseja que sea el autor declarado como APC quien maneje toda la correspondencia con el editor desde la misma cuenta de correo electrónico con la que se registró en el sistema.

5. No pongas en copia de tu mensaje a todos los miembros de la publicación: La correspondencia con el editor debe ser única y exclusivamente a la dirección de correo electrónico que indica la revista para estos casos. En el caso de la Revista Comunicar, todas las consultas deben hacerse a director@grupocomunicar.com

6. Utiliza los medios previstos para comunicarte con los editores: Algunas plataformas de gestión de manuscritos  permiten hacer  consultas al personal de la revista. En estos casos solo usa correo externo cuando el editor no te haya contestado pasado un tiempo prudencial

Teniendo en consideración las 6 recomendaciones en referencia, expondremos a título enunciativo -más no limitativo- casos normales de la correspondencia con editores:

• Exceso del límite de tiempo declarado por la publicación para la revisión de manuscritos. En el caso de la Revista Comunicar el límite para la estimación / desestimación editorial no supera los 30 días, mientras que para el proceso de revisión se pone como límite máximo 150 días (ver Código Ético).
• Fallos técnicos en el sistema. Aunque debemos revisar si nos ocurre al intentar acceder solo con nuestro ordenador, si es un error de nuestro explorador o es un error temporal por cambios en la web. Se recomienda que antes de notificar estos problemas técnicos, esperemos al menos 12 horas.
• Diferencias con las opiniones de los revisores. Si bien el proceso de evaluación de manuscritos suele estar únicamente a manos de los revisores (para garantizar objetividad, imparcialidad y transparencia), pueden existir diferencias SUSTENTADAS con las opiniones de los revisores. Esta vía no se recomienda cuando todos los revisores dictaminan la no publicación, sino cuando se solicitan cambios menores o mayores.
• Preguntas por cuestiones que no aparecen declaradas en la web de la revista.
• Solicitar cartas de aceptación del manuscrito o certificados de revisión.

*Nota 1: En aquellas revistas con gran número de trabajos existen coeditores, coordinadores o secretarios encargados de la correspondencia. Verifica siempre antes de escribir al editor que no existe una figura asignada para estas lides. 

*Nota 2: Agradecimiento especial a Rafael Repiso por algunas sugerencias para este post.